De feestlocatie(s) en/of cateraar willen meestal uiterlijk een paar weken van tevoren weten hoeveel gasten er definitief zullen komen. In een eerder stadium hebben jullie al besproken hoeveel gasten er ongeveer zullen komen, maar er kunnen altijd gasten bij komen of juist afvallen.
De feestlocatie(s) en/of cateraar willen meestal uiterlijk een paar weken van tevoren weten hoeveel gasten er definitief zullen komen. In een eerder stadium hebben jullie al besproken hoeveel gasten er ongeveer zullen komen, maar er kunnen altijd gasten bij komen of juist afvallen.
Het definitief aantal gasten is niet alleen bepalend voor de noodzakelijke voorbereiding (inkoop, bereiding, klaarzetten tafels, stoelen, servies, etc.), maar de kosten worden ook bijna altijd gebaseerd op het door jullie doorgegeven aantal gasten. Het zou daarom op z’n zachtst gezegd jammer zijn wanneer jullie voor teveel gasten zouden betalen.
Extra gasten
Je moet er niet aan denken: te weinig champagne voor de gezamenlijke toost, te weinig stukken bruidstaart of een leeg buffet terwijl een aantal mensen nog met knorrende magen loopt. Maar het kan zo maar gebeuren wanneer jullie in de aanloop naar jullie huwelijk toch nog besluiten extra mensen uit te nodigen. Deze spontane uitnodigacties zijn leuk, maar noteer ze wel op jullie gastenlijst en geef ze ook door aan de feestlocatie(s) en/of cateraar. Het zou vervelend zijn als deze op het laatste moment nog voor verrassingen komen te staan.
Tip: Teveel eten of drinken is altijd beter dan te weinig. Houd daarom altijd een kleine slag om de arm wanneer het gaat om aantallen doorgeven. De feestlocatie of cateraar zal hier zelf ook als het goed is rekening mee houden, maar bespreek het in elk geval.
Tip: Houd er rekening mee dat wanneer er extra gasten komen, de kosten ook hoger uit zullen vallen. Dit kan een tegenvaller zijn, zeker als jullie de totaalprijs in een eerder stadium al besproken hadden.
Afmeldingen
Je hoopt er natuurlijk niet op, maar er zullen altijd mensen afzeggen voor jullie bruiloft. Gemiddeld is dit zo’n 5 tot 10%. We hebben het dan over de feestgasten. De daggasten, die erg dicht bij jullie staan, zullen zich niet afmelden, tenzij er sprake is van pure overmacht.
De meeste bruidsparen vermelden op hun uitnodiging een reactieverzoek (R.S.V.P. of een andere tekst, lees hierover ook het artikel tekst kaart op de pagina trouwkaart en drukwerk), zodat mensen aan zullen geven of zij wel of niet kunnen komen. Je kunt dan in een overzicht bijhouden welke gasten bevestigd hebben en welke gasten afgezegd hebben.
Toch zullen er altijd mensen zijn die niets laten weten. Laat hier je grote dag in elk geval niet door verpesten: het is jammer, maar het feest gaat ook wel door zonder deze mensen.
Tip: Misschien niet alle gasten zullen zich even netjes afmelden. Twijfel je of bepaalde gasten wel of niet komen? Bel gewoon even! Dan weet je het tenminste zeker en dat scheelt dus weer een zorg.
